Mitarbeiter*in Institutsadministration

Die UniBE ist beweglich.
Bei uns erwarten Sie flexible Arbeitsmodelle und viele Möglichkeiten für selbstbestimmtes Arbeiten. Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)

• Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
• Koordination administrativer Abläufe
• Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen
• Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste)
• Beschaffung von Bürobedarf

Personaladministration

• Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
• Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
• Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc.
• Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)

Finanzadministration

• Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
• Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
• Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
• Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)

Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Möglichkeit einer anschliessenden unbefristeten Anstellung.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld

Interdisziplinäre Zusammenarbeit