Verantwortliche*r Abteilungssekretariat & Assistenz Leitung

Als kompetente erste Anlaufstelle beraten Sie unsere Kundschaft telefonisch sowie per Mail und geben Auskunft im Gesamtbereich der Abteilung. Sie wirken mit Freude am zentralen Empfang mit und repräsentieren die Abteilung gegenüber internen und externen Partner*innen souverän.

Sie führen das Abteilungssekretariat fachlich sowie organisatorisch und koordinieren mit Geschick die Einsätze des interdisziplinären Sekretariat-Teams. Zudem bilden Sie die Schnittstelle zu den zentralen Services am Standort und vertreten die Anliegen der Abteilung überzeugend.

Sie stellen die effizienten Abläufe der administrativen Geschäftsprozesse sicher und bieten im internen First-Level-Support die nötige Unterstützung bei der Nutzung der Datenbank, insbesondere für neue Mitarbeitende.

Als Assistenz der Abteilungsleitung koordinieren Sie Termine und unterstützen in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie bereiten Sitzungsunterlagen vor, führen Protokolle und sorgen für eine strukturierte Erfassung und Verarbeitung von Informationen.

Sie unterstützen die Abteilungsleitung professionell in der nationalen Gremienarbeit sowie bei der Betreuung von Kommissionen. Zudem organisieren Sie selbstständig interne und externe Veranstaltungen, die einen reibungslosen Ablauf garantieren.

Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung als Assistenz und in der Sachbearbeitung. Sie interessieren sich für die Basler Kultur und für Verwaltungsabläufe und bringen ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte Arbeitsweise mit.

Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig und vorausschauend. Diskretion und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich. Sie übernehmen Verantwortung und handeln proaktiv. Sie arbeiten teamorientiert und bringen Ideen zur Optimierung von Abläufen ein.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit eidgenössischem Fähigkeitszeugnis. Nichtformale oder informelle Bildungswege werden gleichwertig berücksichtigt.

Sie kommunizieren mündlich und schriftlich sowohl professionell als auch zugewandt, dabei agieren Sie stets dienstleistungsorientiert. Die Telefonate und die Korrespondenz führen Sie stilsicher in Deutsch und Englisch, idealerweise auch in Französisch.

Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.

Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.

Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu Fuss, mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.