Assistenz / Sachbearbeitung (m/w/d) in der Administration 100%

Assistenz / Sachbearbeitung (m/w/d) in der Administration 100%

Ihre Aufgaben


- Organisation von Geschäftsreisen für den CEO (Flug- und Hotelbuchungen sowie Reisekostenabrechnungen)
- Koordination von Terminen, Sitzungen und Videokonferenzen inkl. Raumbuchungen
- Erstellung von Korrespondenz in Deutsch sowie zum Teil in Englisch
- Verantwortung für ein komplexes Kalendermanagement (Erfassung und Bewirtschaftung von Veranstaltungen und Konferenzen, Bearbeitung von Referentenanfragen an den CEO)
- Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für die Arbeit des CEO
- Sichtung, Zuordnung sowie Verarbeitung und Verteilung der eingehenden Post
- Verantwortung für interne administrative Prozesse (Facility Management, Abrechnungsthemen, Schlüsselverwaltung)
- Stellvertretung im Team Administration


Ihr Profil


- Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
- Erfahrung mit komplexem und anspruchsvollem Unternehmensumfeld
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
- Höchste Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Versierter Umgang mit MS Office
- Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- Zuverlässig und belastbar
- Versteht sich als Teamplayer und schätzt ein lebhaftes und dynamisches Umfeld


Was wir bieten


- Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- Ein im DACH Raum tätiges Schweizer Unternehmen der Gesundheitsbranche mit einer Kultur des Respekts und der vertrauensvollen Zusammenarbeit
- Ein aufgeschlossenes und professionelles Team sowie attraktive Rahmenbedingungen