HEKS in-fra ist ein Sprach- und Integrationsprogramm für Frauen, Männer und Kinder und bietet im Kanton Thurgau Deutschkurse auf verschiedenen Niveaustufen an. Aktuell sind dies 50 Semesterkurse an 4 Standorten (Arbon, Amriswil, Weinfelden und Kreuzlingen), die von 20 Kursleitungen Sprache und Integration durchgeführt werden. HEKS in-fra ist ausserdem eine qualifizierte fide Prüfungsinstitution.

Ab sofort, befristet bis 31.12.2027 mit Aussicht auf Verlängerung resp. unbefristete Anstellung, suchen wir eine oder einen:

Du bist die administrative und organisatorische Drehscheibe des Kursbetriebs. Du sorgst dafür, dass Daten, Informationen und Abläufe zuverlässig zusammenlaufen, die Administration reibungslos funktioniert und Anliegen effizient bearbeitet werden.

Das sind deine Hauptaufgaben:

Kursadministration und Datenmanagement

• Du koordinierst die Administration rund um die Teilnehmenden und Kurse, nimmst Kursanmeldungen entgegen und erfasst sie im System.
• Du kommunizierst mit externen Stellen und planst gemeinsam mit internen Fachpersonen das Kursangebot. Dabei behältst du auch bei Veränderungen und neuen Anforderungen den Überblick.

Rechnungsstellung und Administration

• Du bereitest Kursverrechnungen vor, erstellst Rechnungen und behältst Zahlungen sowie offene Pendenzen im Blick.
• Du bedienst den Schalter und bist Ansprechpartner:in für Fragen und Anliegen von Interessent:innen und Kursteilnehmenden.

Koordination und Zusammenarbeit

• Als Drehscheibe arbeitest du eng mit Teilnehmenden, zuweisenden Stellen, Kursleitenden und internen Funktionen zusammen.
• Du koordinierst Anliegen, bringst die richtigen Personen zusammen und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig fliessen. 

Prozesse und Weiterentwicklung

• Du erkennst Verbesserungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und hilfst mit, administrative Abläufe einfacher, digitaler und effizienter zu gestalten.

• Du bist ein Organisationstalent mit einer schnellen Auffassungsgabe und einem guten Gespür für Zusammenhänge.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und sehr zuverlässig und fühlst dich im Umgang mit Daten und digitalen Arbeitsinstrumenten zuhause. Genauigkeit und Verbindlichkeit sind dabei für dich selbstverständlich.
• Du bist ein:e Teamplayer:in, arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen und Funktionen zusammen und kannst verschiedene Perspektiven und Bedürfnisse zusammenbringen.
• Veränderungen begegnest du offen und flexibel. Wo noch nicht alles definiert oder eingespielt ist, siehst du Gestaltungsspielraum statt Hindernisse.
• Bei unterschiedlichen Interessen und anspruchsvollen Situationen bleibst du sachlich, behältst das gemeinsame Ziel im Blick und trägst konstruktiv zu Lösungen bei.
• Gerade wenn sich Abläufe oder Zuständigkeiten verändern, kommunizierst du klar, verbindlich und freundlich.
• Du hast Freude daran, neue Prozesse mitzuentwickeln, Struktur zu schaffen und mit dem nötigen Pragmatismus dafür zu sorgen, dass Lösungen auch umgesetzt und zu Ende gebracht werden.

• Ein partizipatives und rollenbasiertes Arbeitsumfeld mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum in der Organisation
• Eine vielseitige und verantwortungsreiche Tätigkeit  im interkulturellen Kontext
• Flexibles Arbeitszeitenmodell und moderne Anstellungsbedingungen
• Ein engagiertes Team
• Ein gut erreichbarer Arbeitsplatz in Amriswil