Executive Assistant 80-100% (m/w/d)

Wir suchen eine/n
Executive Assistant 80-100% (m/w/d)

• Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Selbstständiges Management des CEO-Kalenders sowie Koordination und Priorisierung von Terminen mit Kunden, Geschäftspartnern und internen Stakeholdern
• Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Geschäftsleitungssitzungen inklusive Agenda, Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung der Pendenzen
• Führung der Korrespondenz des CEOs in Deutsch und Englisch, idealerweise auch in Französisch
• Erstellung von Präsentationen, Reports, Statistiken und Management-Unterlagen
• Planung und Organisation von Offsite-Meetings sowie Kundenevents in enger Zusammenarbeit mit Marketing sowie weiteren internen Abteilungen
• Koordination der internen Kommunikation und Versand von Presse-Mitteilungen
• Unterstützung bei der Pflege der Corporate Website sowie von relevanten Dokumentationen, Listen und administrativen Prozessen
• Übernahme und Umsetzung von Spezialprojekten im Auftrag des CEOs

• Kaufmännische Grundausbildung sowie eine Weiterbildung im Assistenz- oder Office-Management
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie hohe Dienstleistungs- und Lösungsorientierung
• Strukturierte, präzise und selbstständige Arbeitsweise
• Versierter Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel
• Diskrete, vertrauenswürdige und belastbare Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative
• Sicheres Auftreten im Umgang mit Führungskräften, Kunden und Geschäftspartnern auf allen Hierarchiestufen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten - Muttersprachlich Deutsch, gute Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil

Weiterentwicklung und Weiterbildung

• Diverse Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten - auch international
• Modernes Learning & Development Programm für die interne Aus- und Weiterbildung unserer Mitarbeitenden
• Unterstützung bei externen Weiterbildungen

Familie und Worklife-Balance

• Familientaugliche und geregelte Arbeitszeiten* (Mo bis Fr, keine Wochenend- /Abendarbeit)
• Teilzeitstellen sind bei uns auf allen Stufen möglich
• 16 Wochen Mutterschaftsurlaub / 2 Wochen Vaterschaftsurlaub (überobligatorischer Entschädigungsgrad)
• Zukauf von Ferienguthaben mit grosszügiger Beteiligung seitens Arbeitgeber
• Homeoffice-Möglichkeit und Gratisparkplätze für unsere Mitarbeitenden in den Service Centern

Gesundheit und Arbeitssicherheit

• Als Friendly Workspace zertifiziert seit 2015 für das systematische betriebliche Gesundheitsmanagement
• Überobligatorische Unfalldeckung
• Professionelle Unterstützung bei persönlichen, gesundheitlichen und finanziellen Herausforderungen durch externe Fachstelle

Finanzielles und Vergünstigungen