Administrative:r Assistent:in der Institutsleitung 40–100 % (Jobsharing möglich)

• Du unterstützt die Institutsleitung kompetent und zuverlässig im operativen Tagesgeschäft.
• Du planst, organisierst und koordinierst Termine, Sitzungen sowie weitere administrative Abläufe.
• Die Organisation von Projekttreffen, Kongressen und internen Veranstaltungen bereitet dir Freude und gehört zu deinen Stärken.
• Du erstellst Protokolle in deutscher und englischer Sprache und trägst mit einer sorgfältigen Dokumentation zu einem effizienten Wissens- und Informationsmanagement bei.
• Du koordinierst Reisebuchungen für Mitarbeitende und Gäste und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Du entlastest die Bereiche Forschung und Entwicklung sowie Dienstleistungen durch deine vorausschauende Organisation und deine zuverlässige administrative Unterstützung.
• Als zentrale Drehscheibe stellst du einen professionellen Informationsfluss zwischen internen und externen Anspruchsgruppen sicher und förderst eine effiziente Zusammenarbeit.

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung und fühlst dich in einer vielseitigen Assistenzfunktion zu Hause.
• Dank deiner mehrjährigen Berufserfahrung organisierst und priorisierst du souverän und behältst auch in hektischen Zeiten den Überblick.
• Digitale Prozesse und IT-Systeme sind für dich nicht nur Hilfsmittel, sondern Themen, mit denen du gerne arbeitest und deren Weiterentwicklung du aktiv mitgestaltest.
• Mit MS Office bewegst du dich sicher und routiniert durch den Arbeitsalltag.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Der Kontakt mit unterschiedlichsten Menschen bereitet dir Freude. Du überzeugst durch deine hohe Sozialkompetenz sowie dein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
• Du denkst mit, planst voraus und organisierst gerne – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig deine Aufmerksamkeit verlangen.
• Deine Arbeitsweise ist selbstständig, strukturiert und zuverlässig. Gleichzeitig packst du dort an, wo Unterstützung gefragt ist.

Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite Arbeiten an der ZHAW. Hier die wichtigsten Eckpunkte: